Billet d’un auteur invité (Me Jean-Christophe Bernier) : réflexions sur la conformité
Traduction et mise en page par Me Jean-Christophe Bernier [1]
Les 16, 17 et 18 septembre derniers à Orlando en Floride, le CEFLI (Compliance and Ethics Forum for Life Insurers) recevait plus de 150 participants américains pour sa conférence annuelle[2]. Cette conférence portait sur les nouvelles réalités pour les directeurs à la conformité dans l’industrie de l’assurance de personnes. Me Jean-Pierre Bernier[3] y était ainsi invité, à titre de conférencier, à faire part de ses connaissances et de son expérience. Voici ses observations quant à ce qui a été discuté lors des différentes interventions.
Le rôle du directeur à la conformité – Possédez-vous les caractéristiques requises? [4]
Le rôle du directeur à la conformité est de prévenir l’avènement de situations problématiques et non pas d’en identifier les coupables après coup. Il doit demeurer intègre et ne pas avoir peur de remonter aux sources des problèmes. Il doit également faire preuve d’un bon sens de la communication, notamment avec les différentes autorités, et user d’une analyse périphérique. Il doit également savoir apprécier les situations, s’y ajuster et ainsi sensibiliser son entourage. Pour ce faire, il doit apporter des réponses aux questions, tout en évitant un langage trop juridique. La communication et les bonnes relations demeurent ainsi les priorités d’un directeur à la conformité.
Former les prochains chefs de file en conformité [5]
À l’ère où la conformité tend à se déplacer du domaine de la réglementation vers celui de la gestion des risques, la formation du personnel devient un incontournable. Bien que de rencontrer les différents gestionnaires demeure important, avoir leur attention est la clef. Les nouvelles responsabilités proposées par l’Évaluation interne des risques et de la solvabilité (Own Risk Solvency & Assessment)[6] sont des opportunités de joindre la conformité à la gouvernance d’entreprise et à la gestion intégrée des risques. Le domaine juridique et celui de la gestion des risques règlementaires ne pouvant plus opérer en vase clos, les différents acteurs de l’entreprise doivent être sensibilisés aux risques. Le directeur à la conformité peut s’avérer ainsi un bon mentor.
Les exigences règlementaires du directeur à la conformité – Demeurer en amont [7]
De plus en plus, les autorités de réglementation opèrent en coopération et en coordination les unes avec les autres. Les normes internationales exercent une telle pression sur ces dernières, qu’elles n’ont guère le choix de travailler ouvertement avec les entités sous leur autorité. Dans une perspective de réglementation fortement axée sur les risques inhérents à l’entreprise, les assureurs, et plus particulièrement, leur directeur à la conformité se doivent de bien connaître les produits qu’ils offrent, de considérer les meilleurs intérêts de leur clientèle en tout temps et de faire état de tout dommage systémique causé aux consommateurs par leur faute. Encore aujourd’hui, trop peu de représentants et de courtiers connaissent réellement les produits qu’ils offrent.
Les conseils d’anciens directeurs à la conformité [8]
Le directeur à la conformité se doit de travailler en collaboration avec les gestionnaires de l’entreprise, soit les premiers intéressés, et se doit de bâtir de fortes relations avec les entités publiques, soit les gouvernements et les organismes paragouvernementaux. La conformité ne doit pas être un rempart contre la responsabilité, mais elle doit plutôt servir de base à une culture éthique et saine. Ainsi, le directeur à la conformité se doit d’être un atout efficace dans la promotion et la communication de normes élevées en matière de conduite des affaires.
Les caractéristiques essentielles en leadership du directeur à la conformité [9]
La conformité exige de ses acteurs une intégrité exemplaire et un bon sens de la communication. Ne pouvant s’inspirer d’un modèle type, le directeur à la conformité doit s’adapter aux situations tout en tirant son épingle du jeu. Il doit alors se dépasser afin que l’entreprise puisse rencontrer les exigences attendues en matière de pratiques commerciales, de conflits d’intérêts et de culture morale et éthique. La clef d’un bon directeur à la conformité est de demeurer disponible, téméraire, honnête, décisif et sincère.
De nouveaux horizons, de nouveaux défis pour le directeur à la conformité [10]
L’implantation, en Amérique, des nouvelles normes internationales reconnues en matière de réglementation et de supervision auront un impact significatif sur la conformité de demain. Tous les acteurs de la conformité doivent alors se maintenir informés sur ces nouvelles réalités. Au moment même où les autorités de réglementation modifient leurs approches par rapport au marché, le directeur à la conformité doit y ajuster sa pratique dans un délai convenable.
La vente d’assurances face aux nouvelles exigences fiduciaires [11]
Selon la règle[12] proposée par le Ministère du Travail américain (U.S. Department of Labour), la fonction de conseiller en assurances serait caractérisée de «fiduciaire», ce qui implique une responsabilité juridique accrue en matière de prudence et diligence et de loyauté envers les consommateurs. Une telle norme rend ainsi les acteurs du domaine de l’assurance plutôt perplexes. Cette modification de la nature juridique de la fonction de conseiller en assurances amène des conséquences tantôt alarmantes, puis complexes. Ce pourrait notamment aboutir aux commissions nivelées et à la hausse des frais d’assurance-responsabilité pour les conseillers en assurances. Cette modification pouvant mettre à mal l’industrie de l’assurance aux États-Unis, les assureurs demanderont probablement aux tribunaux de se prononcer sur une telle modification. En effet, la National Association of Insurance Commissioners (NAIC), invitée à se prononcer[13], se positionnerait à l’encontre d’une telle modification, préférant les normes de responsabilité actuelles.
Les nouvelles tendances et leur impact sur les professionnels de la conformité [14]
Le domaine de la conformité transite d’une approche réactionnelle et procédurale vers une approche proactive et basée sur une culture éthique. La conformité devient alors une démarche orientée vers les besoins des consommateurs et apporte une certaine plus-value à l’entreprise. Dorénavant gardien de la culture éthique au sein de l’entreprise, le directeur à la conformité doit user de stratégie pour sensibiliser ses proches à la gestion saine des risques et à la promotion des bonnes valeurs. L’implantation de principes généraux d’éthique et de conformité intéresse de plus en plus les conseils d’administration, ce qui oblige le directeur à la conformité à agir et à ne pas négliger ses responsabilités à l`égard des normes déontologiques. Bien que les ressources utiles à l’acquittement de ses fonctions soient nombreuses et dispersées, le directeur à la conformité doit continuellement rechercher à se dépasser afin d’identifier les nombreux risques potentiels et à en tempérer leurs effets négatifs pour le bien-être de l’entreprise et du marché. Il est donc important de distinguer entre le manquement au respect des lois et des règlements et la défaillance dans le traitement équitable de la clientèle.
La conformité, la haute direction et l’information fournie aux administrateurs [15]
La haute direction devrait axer la rédaction de ses rapports sur les risques inhérents à l’entreprise plutôt que sur les facteurs opérationnels. Les données brutes peuvent être de peu d’utilité lorsqu’elles ne sont pas mises en perspective avec les commentaires des experts (par exemple, à savoir si telle situation est bonne ou mauvaise, ou encore la signification des tendances ressortant des données brutes). Puisque les administrateurs s’intéressent de plus en plus aux agissements de la haute direction, le conseil d’administration requiert alors des détails sur l’utilité et la pertinence d’une proposition en matière de conformité et d’éthique. Le directeur de la conformité se doit alors de mettre en place un système adéquat d’analyse et de divulgation de l’information au sein de sa direction afin de rédiger des rapports précis et significatifs. Ces rapports doivent notamment porter sur la formation, l’éducation et la sensibilisation à la conformité, sur la récolte de données et les enquêtes effectuées, ainsi que sur les programmes et les politiques mises en place concernant la culture d’entreprise définie par le conseil d’administration et promue par la haute direction.
La conformité et la loi, une approche coopérative [16]
La nouvelle approche coopérative de la National Association of Insurance Commissioners concernant l’exercice sur les marchés se concentre davantage sur la protection des consommateurs. La NAIC va même jusqu’à former les autorités étatiques de réglementation sur cette nouvelle approche. Dorénavant des correctifs significatifs seront exigés des assureurs dont les pratiques causent ou pourraient causer des dommages aux consommateurs. L’inaction sera alors punie, contrairement à la simple non-conformité. Cette nouvelle approche sera uniforme dans les différents États, ressemblant quelque peu à l’encadrement de la solvabilité. Les assureurs à hauts risques seront également identifiés afin de permettre un processus d’inspection plus efficace de la part des autorités. La conformité et l’éthique demeurent au cœur des saines pratiques commerciales et doivent être ainsi encouragées.
La conformité et la sécurité informatique [17]
La National Association of Insurance Commissioners a récemment proposé à l’industrie un Consumer Cybersecurity Bill of Rights[18], document présentant des principes fondamentaux en matière de sécurité informatique. Il s’agit là d’une des priorités pour les autorités de réglementation étatiques en matière d’assurances, qui voient cette question comme un aspect crucial de la gestion intégrée des risques au sein de l’entreprise et qui concerne non seulement la direction des technologies de l’information mais également celle de la conformité.
Les saines pratiques commerciales –Les fournisseurs de services [19]
Les assureurs doivent exercer de saines pratiques commerciales avec leurs fournisseurs de produits et services afin de protéger les consommateurs contre tout risque injustifié. De saines pratiques commerciales représentent (a) une juste appréciation du risque, (b) des vérifications diligentes sur les services offerts, (c) des contrats écrits portant sur les devoirs, obligations et responsabilités des fournisseurs et (d) une surveillance efficace et continue de la part de l’assureur. Les relations avec les fournisseurs de produits et services doivent faire partie intégrante des responsabilités, non plus seulement que de quelques directions, mais de l’ensemble des directions de l’entreprise, notamment celle de la conformité et de la déontologie. Cette dernière, quant aux nouvelles exigences en matière de gouvernance d’entreprise, doit s’assurer qu’un système effectif de contrôles et d’inspections des fournisseurs de produits et services soit mis en place au sein de l’entreprise.
Assurer une conformité efficace – La transmission de l’information est la clef [20]
Bien que les Federal Sentencing Guidelines[21] aient été développées par des avocats pour des avocats, certains principes demeurent important pour assurer une saine gouvernance au sein de l’entreprise. Sous la «Compliance 101», il était préférable pour le directeur à la conformité de faire rapport des activités de sa direction directement au directeur des affaires juridiques. Étant données les nouvelles conjonctures en matière de risque et de gouvernance, la culture du risque en entreprise tend à faire adhérer la gestion de l’organisation interne vers la «Compliance 201». Ainsi, la nouvelle tendance exige que le directeur à la conformité se rapporte directement au directeur à la gestion des risques. De plus en plus, le rôle de la conformité en entreprise inclut également l’atténuation des risques inhérents à un manque d’intégration des principes éthiques et à toute défaillance dans le traitement équitable des clients. Il est même possible que les avocats ne soient plus les personnes les plus qualifiées pour s’occuper des questions d’éthique culturelle et que ce rôle soit assumé par des gestionnaires du risque chevronnés en matière de culture d’entreprise.
De nouvelles perspectives en matière de gouvernance d’entreprise [22]
La National Association of Insurance Commissioners a récemment publié la loi type Corporate Governance Annual Disclosure[23]. Elle a pour effet d’obliger les assureurs, peu importe leur taille ou leur structure, à bonifier leur gouvernance d’entreprise et leurs pratiques commerciales. Les codes de conduite devront être scrupuleusement revus aux fins de s’assurer que les objectifs du traitement équitable des clients y soient clairement dénotés. Les administrateurs seront également sujets à un nouveau devoir de prudence et de diligence. Les obligations d’agir de bonne foi seront également renforcées. Le processus décisionnel quant à la conduite des affaires sur le marché, ainsi que la conformité, vont devenir des sujets très importants pour le conseil d’administration, qui devra en surveiller la gestion. Chaque assureur devra également décrire aux autorités de réglementation ses processus décisionnels en matière de conduite des affaires, ses programmes de rémunération et d’incitatifs , ses normes déontologiques ainsi que ses rapports internes proactifs ayant trait aux manquements à l’éthique.
Les défis de la conformité sur les marchés internationaux par rapport aux consommateurs [24]
Le principe du traitement équitable des consommateurs (Fair Treatment of Consumers) est un principe de base simple et peu coûteux qui a été élaboré au niveau international[25]. Ce principe repose sur la déontologie des entreprises et représente l’intention des lois et règlements existants concernant la protection des consommateurs en matière financière. Comme c’est le cas à travers le monde, les autorités américaines s’attendent à ce que le traitement équitable des clients (TEC) soit un élément central de la gouvernance et de la culture d’entreprise de tous les assureurs. Sans code d’éthique les risques associés à la conduite des affaires ne peuvent être gérés de manière responsable et le TEC ne peut pas être intégré dans la culture d’entreprise. En outre, c’est la déontologie qui détermine la façon dont les employés traitent les clients.
L’analyse de données du marché par les autorités de réglementation [26]
À travers la coopération, la coordination et les collèges de régulateurs, le Market Conduct Annual Statement (MCAS)[27] offre un système indispensable pour les autorités de réglementation, leur permettant d’amasser certaines informations sur les marchés afin qu’elles puissent exercer leur fonction de surveillance sur les activités des marchés. Il s’agit d’un outil efficace œuvrant à la protection des consommateurs contre les mauvaises pratiques de certains assureurs. La National Association of Insurance Commissioners désire améliorer le processus vers une meilleure analyse des données, ainsi que vers une meilleure divulgation et plus de transparence.
[1] Jean-Christophe Bernier est nouvellement membre du Barreau du Québec, suite à l’accomplissement d’une année de stage au sein de la direction des affaires juridiques de l’Autorité des marchés financiers. Poursuivant ses études supérieures à l’Université Laval, il a collaboré auparavant à la rédaction d’un ouvrage portant sur les devoirs des administrateurs de sociétés par actions et continue de s’intéresser à l’encadrement de la gouvernance sur les marchés financiers.
[2] http://www.cvent.com/events/cefli-2015-annual-conference-new-horizons-new-challenges/agenda-91bb57404a40404484aba17cef74aa19.aspx
[3] Jean-Pierre Bernier est nouvellement retraité du poste de Vice-Président à la Conformité et à la Gestion des Risques au sein de l’Association canadienne des compagnies d’assurances de personnes (ACCAP). Diplômé des universités Laval, York et de Montréal, il est membre du Barreau du Québec et concentre sa pratique et ses publications dans le domaine de la régulation des services financiers. Au cours de sa carrière, il a également occupé les postes de Directeur adjoint aux affaires juridiques au sein de l’Imperial Life Assurance Company of Canada et de conseiller juridique auprès de l’Association des banquiers canadiens.
[4] Conférenciers invités : Steve Callaway, Chief Compliance Officer, Protective Life; Jim Golembiewski, VP, Compliance & General Counsel, Sagicor Life Insurance Company; Jackie Ward, Chief Compliance Officer, American Equity Investment LIC
[5] Conférenciers invités : Michael Gioffre, Chief Compliance Officer, Voya Financial; Brian Hansen, Chief Compliance Officer, Sammons Financial
[6] DIRECTIVE DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL SUR L’ACCÈS AUX ACTIVITÉS DE L’ASSURANCE ET DE LA RÉASSURANCE ET LEUR EXERCICE (SOLVABILITÉ II) (REFONTE). Voir, notamment, l’article 45 : http://register.consilium.europa.eu/doc/srv?l=FR&f=ST%203643%202009%20REV%206
[7] Conférenciers invités : Larry Kosciulek, Director, FINRA; Suzanne McGovern, Assistant Director, Office of Compliance Inspections & Examinations, U.S. Securities & Exchange Commission; Jim Mumford, Former Deputy Commissioner, Iowa Insurance Division
[8] Conférenciers invités : Goerge Hanley, Former CCO Prudential Financial, Director, Deloitte; Steve Koslow, Former CECO CUNA Mutual, Financial Services Advisory Practice, PricewaterhouseCoopers
[9] Conférencier invité : John G. Apostle II, Chair, CEFLI Board of Directors, Chief Compliance Officer, Genworth Financial
[10] Conférencier invité : John G. Apostle II, Chair, Chief Compliance Officer, Genworth Financial
[11] Conférenciers invités : David Cowart (Moderator), Partner, Dentons; Christie Corado, SVP, Associate General Counsel, BB&T; Jules O. Gaudreau, President-Elect, NAIFA; Scott Stolz, Senior Vice President, Raymond James; Josh Winslow, AVP, Associate Counsel, Adv. Markets, John Hancock
[12] http://www.dol.gov/ebsa/regs/conflictsofinterest.html
13 Conférencier invité : George Hanley, Director, Deloitte
[13] http://naic.org/documents/government_relations_naic_comment_to_dol_on_fiduciary_rulemaking.pdf
[15] Conférencier invité : Steve Koslow, Financial Services Advisory Practices, PriceWaterhouseCoopers
[16] Conférenciers invités : John G. Apostle II, Chief Compliance Officer, Genworth Financial; William Dauksewicz, Chief Compliance Officer, Liberty Life Assurance Co. of Boston; Raymond Farmer, Director, South Carolina Department of Insurance; Nick Gerhart, Insurance Commissioner, Iowa Insurance Division; Maureen Henderson, Chief Compliance Officer, Global Atlantic Financial; Ted Nickel, Commissioner of Insurance, Wisconsin Office of the Ins. Commissioner
[17] Conférenciers invités : Andrew Holland (Moderator), Partner, Sidley Austin; Raymond Farmer, Vice-Chair, NAIC Cybersecurity Task Force, Director, South Carolina Department of Insurance
[18]http://www.naic.org/documents/committees_ex_cybersecurity_tf_exposure_draft_cybersecurity_bill.pdf. Cette charte sera appelé à devenir une loi cadre pour tous les États américains.
[19] Conférenciers invités : Scott Kosnoff and Sara Powell (Moderators), Partners, Faegre, Baker & Daniels; Blaine Doerrfeld, Vice President and Managing Counsel, Athene Annuity and Life Insurance Co.; Eric Duelfer, Regulatory Consultant, Navigant Consulting; Suzanne Hoppe, Vice President and Group Counsel, Ameriprise Financial Services; Eric Nemmers, Counsel, American Enterprise
[20] Conférenciers invités : Tim Bolden, Chief Compliance Officer, American Fidelity Assurance Co. ; Donald Griffin, Vice President, MassMutual
[21] http://www.ussc.gov/guidelines-manual/2014/2014-ussc-guidelines-manual
[22] Conférenciers invités : Carol Stern (Moderator), Senior Consultant, First Consulting & Administration; Cindy Nigbur, Deputy Corporate Secretary for Corporate Governance, Thrivent Financial; Jeff Pruitt, Acting Chief Compliance Officer, Allianz Life Insurance Co. of North America
[23] http://www.naic.org/documents/committees_e_isftf_corp_governance_related_cgad_model_reg_140728.pdf
[24] Conférencier invité : J-P Bernier, Former General Counsel, Canadian Life and Health Insurance Association
[25] Par exemple, celle de l’Autorité des Marchés Financiers pour les assureurs opérant au Québec : https://www.lautorite.qc.ca/files//pdf/reglementation/lignes-directrices-assurance/ld_spc_2013.pdf
[26] Conférencier invité : Jim Mealer, Chief Market Conduct Examiner, Missouri Department of Insurance; Paul Hanson, Chief Market Conduct Examiner, Minnesota Department of Commerce