Nouvelle position des ACVM sur les assemblées virtuelles
Le 22 janvier 2024, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont fourni aux émetteurs assujettis des indications mises à jour sur la tenue d’assemblées d’actionnaires virtuelles (ici).
Extrait :
Communiquer de l’information aux actionnaires sur l’accès et la participation aux assemblées virtuelles
Pour s’acquitter de leurs obligations prévues par la législation en valeurs mobilières, il importe que les émetteurs assujettis présentent dans leurs circulaires de sollicitation de procurations et documents reliés aux procurations connexes de l’information claire et exhaustive sur la logistique d’accès, de participation et de vote aux assemblées virtuelles.
Pour ce faire, ils peuvent ajouter, dans les documents reliés aux procurations, des explications en langage simple sur la façon dont les actionnaires inscrits et les propriétaires véritables peuvent participer à une assemblée, y compris sur les points suivants :
- le processus d’inscription, d’authentification et de vote, et l’assistance offerte en cas de difficultés pendant le processus;
- la façon dont la participation sera rendue possible et gérée pendant sa tenue, notamment :
- de l’information sur les procédures pour envoyer ou poser des questions avant ou pendant l’assemblée;
- le processus de traitement des questions pendant l’assemblée, ou après s’il n’y a pas eu suffisamment de temps pour toutes les traiter;
- les instructions de vote à l’assemblée.
Faciliter la participation des actionnaires aux assemblées virtuelles
Pour nombre d’investisseurs, surtout les investisseurs individuels, l’assemblée annuelle constitue généralement l’unique occasion où ils peuvent véritablement échanger avec la direction. La capacité à assister et à participer à une assemblée ne devrait nécessiter rien de plus que des compétences technologiques de base. Les ACVM invitent les émetteurs assujettis à assurer une participation aux assemblées virtuelles qui soit d’une facilité, d’une qualité et d’un niveau comparables à ceux auxquels pourraient s’attendre les actionnaires si elles avaient lieu en personne.
Voici comment les émetteurs assujettis peuvent faciliter la participation des actionnaires aux assemblées virtuelles :
- en simplifiant les procédures d’inscription et d’authentification;
- en offrant aux actionnaires la possibilité de présenter des motions ou de soulever des objections;
- en veillant à ce que les actionnaires puissent soulever des questions et s’adresser directement à la direction durant toute période de questions et réponses;
- en précisant la période où les propositions d’actionnaires seront présentées pour être soumises au vote , en se coordonnant avec leurs instigateurs avant l’assemblée et en allouant à ces derniers un temps de parole raisonnable pour s’exprimer sur la proposition et répondre aux questions qu’elle soulève;
- en s’employant à ce que toute plateforme virtuelle utilisée présente une fonctionnalité permettant aux actionnaires de participer à l’assemblée dans toute la mesure du possible;
- en veillant à ce que le président de l’assemblée possède de l’expérience et de bonnes connaissances sur la plateforme technologique utilisée pour sa tenue.
Les ACVM encouragent les émetteurs assujettis à examiner les dispositions législatives applicables et leurs documents constitutifs lorsqu’ils prévoient la forme et la tenue de leurs assemblées d’actionnaires. Elles leur recommandent également de consulter et de suivre les pratiques exemplaires reconnues en matière de tenue d’assemblées d’actionnaires virtuelles, notamment d’envisager l’organisation d’assemblées hybrides, c’est-à-dire de permettre une participation physique ou virtuelle.
À la prochaine…