mission et composition du conseil d’administration | Page 2

C’est sur ce conseil pertinent que le cabinet BCF Avocats d’affaire offre un billet dans son dossier consacré à l’après-COVID (ici) intitulé « COVID-19 : à l’aube du déconfinement, les conseils d’administration doivent être proactifs et impliqués » (27 avril 2020).

Extrait :

(…) À crise exceptionnelle, réponse exceptionnelle. Cela est vrai non seulement de nos gouvernements, mais également des sociétés et de leurs conseils d’administration. Plus que jamais, le conseil doit être proactif et impliqué. Voici certaines suggestions :

1. Soyez un exemple pour toute l’organisation. En temps de crise, on doit tirer le meilleur de chacun.

2. Adoptez un plan de contingence. Ce plan doit vous aider à évaluer les menaces et les enjeux ainsi qu’à gérer la situation actuelle. Il doit inclure un plan d’action contenant des mesures robustes non seulement pour protéger les employés, mais aussi toute personne faisant affaires avec la société ou faisant partie de son environnement. Adoptez un échéancier avec des objectifs spécifiques, tout en réévaluant fréquemment votre plan de contingence.

3. Créez un comité de gestion de crise et assurez-vous qu’il puisse agir de façon avisée et efficace.Celui-ci doit faire preuve d’agilité et de maniabilité.

4. N’hésitez pas à assumer un plus grand rôle et à intervenir directement, particulièrement si cela peut aider la direction en poste. Augmentez la fréquence des réunions et des interventions du conseil (par téléphone ou par vidéoconférence, si possible). Restez bien informé.

5. Assurez-vous d’un suivi serré de toutes les activités, des finances, des budgets, de la trésorerie, etc.

6. N’hésitez pas à prendre des décisions, même si elles sont difficiles, et surtout prenez ces décisions en temps opportun.

7. Tenez compte des impacts réels et appréhendés de la pandémie sur votre société. Établissez des hypothèses raisonnables et adaptées à l’environnement particulier dans lequel votre société évolue. Chaque société sera affectée de façon différente.

8. Planifiez en fonction de plusieurs scénarios possibles. Plusieurs facteurs, outre le secteur d’activités de la société, comme le fait qu’elle puisse ou non poursuivre ses activités et qu’elle offre des biens ou services essentiels ou faisant partie de la chaine d’approvisionnement, auront un impact sur la façon de gérer la crise et la sortie de crise.

9. Plus que jamais, une constante demeure : celle du changement. Remettez en question les façons de faire des différentes activités à l’intérieur de la société. Rien ne doit être tenu pour acquis. Remettez en question les décisions   : ce qui semblait bon hier ne l’est peut-être plus aujourd’hui (comme nos autorités sanitaires nous l’ont admis en toute humilité).

10. Insistez sur l’importance des communications. Comme premier gardien du plan de communication, le conseil devrait notamment s’assurer de l’uniformité de toute communication, en gardant en tête que plusieurs naviguent dans l’inconnu et que les répercussions de la COVID-19 peuvent rapidement apporter avec elles leur lot d’inquiétudes.

11. Soyez transparent avec les employés, les clients, les fournisseurs, les prêteurs, etc. Vous aurez besoin de leur support.

12. Identifiez les risques pour la société, mais recherchez aussi les opportunités.

13. Posez-vous les bonnes questions en ce contexte de changement

(…)

DILIGENCE

Suivant cette obligation, les administrateurs doivent faire preuve de prudence et de diligence, tout en usant de la compétence d’une personne raisonnablement prudente. Ainsi, les administrateurs devront agir de manière informée et prudente, selon les circonstances de chaque situation. Une bonne planification de la crise et de la sortie de crise incluant l’adoption de mesures et d’actions appropriées et en temps opportun aidera à s’acquitter de cette obligation.

LOYAUTÉ

Conformément à l’obligation de loyauté, les administrateurs doivent agir honnêtement et de bonne foi, dans l’intérêt premier de la société. Une tendance jurisprudentielle est à l’effet qu’en agissant conformément à l’obligation de loyauté envers la société, les administrateurs peuvent aussi considérer les intérêts de toutes les parties prenantes, ce qui inclut notamment les actionnaires, les employés, les créanciers, les clients, l’environnement et les gouvernements. Il est pertinent de se demander si la réalité post-pandémie ne fera que renforcer les attentes de ces parties prenantes.

LE PIÈGE DU GEL DE LA PRISE DE DÉCISIONS

L’administrateur avisé ne devrait pas s’abstenir de participer à une prise de décision en succombant à la peur de prendre une mauvaise décision susceptible d’engager sa responsabilité personnelle. Bien que les décisions prises ne produisent pas toujours le résultat escompté, les administrateurs d’une société n’engageront pas leur responsabilité personnelle dans la mesure où ces décisions sont raisonnables et justifiables au moment où elles sont prises, compte tenu du contexte. Ici, ce n’est pas la perfection qui est exigée de la part des administrateurs, mais plutôt de faire preuve d’un degré de prudence approprié, ainsi que la diligence nécessaire pour parvenir à une décision commerciale raisonnable. Cette règle de l’appréciation commerciale élaborée par les tribunaux exige que les décisions soient prises sans conflit d’intérêt, de manière éclairée et de bonne foi. Une présomption à l’effet qu’une décision fondée, de bonne foi, sur l’opinion d’un dirigeant, d’un comité du conseil d’administration fiable et compétent de la société ou d’un expert satisfera l’obligation de prudence et de diligence de l’administrateur.

Les administrateurs conscients de la situation actuelle se protégeront, non seulement en respectant leurs devoirs et en assumant leurs obligations, mais aussi en ayant recours à certains instruments pour documenter le processus décisionnel et la base sur laquelle les décisions ont été prises. Ainsi, il est important d’être rigoureux avec l’ordre du jour et les procès-verbaux et ne pas hésiter à s’appuyer sur l’opinion d’experts. Il serait justifié de revoir le contenu et la fréquence du certificat ou de l’attestation de la direction sur le respect des lois statutaires et autres ainsi que la couverture de la police d’assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants. Finalement l’administrateur devrait également consigner sa dissidence s’il est en désaccord avec une décision du conseil.

À la prochaine…

Lecture de Leon Yehuda Anidjar sur le devoir de prudence et son intérêt dans le contexte de la COVID-19 : « A Firm-Specific View of Directors’ Duty of Care in Times of Global Epidemic Crisis » (Oxford Business Law Blog, 20 mai 2020).

Extrait :

In a recent paper, I discuss the directors’ duty of care in times of financial distress from a global perspective and focus on directors’ roles in different types of SMEs. I argue that while the economic crunch of the years 2007–2009 was a direct result of large governance deficiencies (Bruner, 2011), which generated various reforms that reinforced the monitoring role of directors, the current crisis will highlight the significance of the directors’ managerial roles. Accordingly, we can expect jurists and policymakers to design numerous regulatory reforms that will reinforce their advisory role in a fashion that will assist them in tackling the severe consequences of our current times. Moreover, supervisory authorities may decrease the regulatory burden imposed on directors to allow them to invest considerable managerial resources for supporting the survival of companies (as Enriques demonstrates concerning corporate law, and Chiu et al point out regarding financial regulation). 

Furthermore, I argue that the civil law on directors’ duty of care provides boards with a broader scope of discretion to confront the challenges associated with COVID-19 than the Anglo-American law. Delaware corporate law, for instance, posits that since directors, rather than shareholders, manage the affairs of the corporation, they should be protected by the business judgment rule. However, a recent empirical study demonstrated that challenges to business judgment in English and Welsh cases have been increasingly successful from the mid-nineteenth century until the present, with a marked increase in legal liability since 2007. This indicates that the proposition that English courts will generally not review directors’ business decisions is incorrect (Keay et al, 2020). In contrast, under the law applicable in countries such as Germany, France, Italy, and the Netherlands, the standard of care cannot be determined absolutely: it must address the specific situation for which the question of the due diligence of organ dealing arises. Accordingly, this standard is at the same time objective and relative, ie, a company comparable in size, business, and the economic situation shall serve as a model (as illustrated by, the Cancun ruling of the Dutch Supreme Court).

À la prochaine…

Belle tribune de Yvan Allaire et Mihaela Firsirotu dans Financial Post : « What post-pandemic corporate governance might look like » (1er mai 2020).

Extrait :

Another challenge for boards of directors will come from the mood of the population as we emerge from the pandemic. Some flaws and irritants in our current economic system may well become intolerable. For instance, the expectation of continuous growth in earnings per share, the cost-driven global search for the cheapest labour and the disparity in income within both corporations and society may all come in for criticism and calls for reform.

Boards of directors need to be alert to early warnings of impending political and social disturbances, which may be harbingers of the next flock of black swans. If they do not effectively handle these new expectations, they can expect governments now flush with power to seize the initiative regarding work arrangements, executive compensation, wealth-sharing, offshoring, and so forth.

Contrary to what might be expected given the serious financial issues many businesses will face, the recent infatuation of large institutional shareholders with ESG (Environment, Social, Governance) drivers and their corollary, the stakeholder model of the corporation, is unlikely to abate. Too much wind already in those sails and new gusts from the pandemic will lead to calls for even swifter compliance by publicly traded corporations.

Management and boards should act pre-emptively in five areas. The corporation’s access to critical supplies should be closely monitored. All past decisions to outsource and off-shore operations in low-cost countries need to be reviewed and re-assessed.

Work arrangements should be adapted to post-pandemic circumstances, as well as to people’s legitimate quest for work balance and couples’ desire for burden sharing. Though doing so will be hard, boards also need to cut the Gordian knot of executive compensation and set an acceptable ratio of top management compensation to the salary of the median employee.

As most large institutional funds have become advocates of ESG, management and the board should make clear to shareholders what this and the above adjustments will mean for the management, governance and performance of the company.

In the end, the powerful forces of continuity, habit and normalcy may bring us back to the status quo ante. We may wake up from this nightmare unscathed. Perhaps! But a board of directors should not take such a “happy ending” for granted.

À la prochaine…

Le cabinet d’avocat Stikeman Elliott revient dans un billet court sur la mission du CA en contexte de pandémie : « COVID and Corporate Governance: A Broader Mission for Corporate Boards » (24 avril 2020).

Extrait :

The discussion focuses on the key challenges facing Canada’s corporate leaders as the reopening phase approaches:

• Focusing on issues that matter;
• Immediate crisis management and board readiness;
• Re-thinking strategy and risk management;
• Re-thinking incentive frameworks; and
• Re-thinking corporate purpose.

À la prochaine…

Le 30 avril 2020, Philip Gavin s’est interrogé sur l’intérêt de l’article 172 du Company Act pour les administrateurs et dirigeants dans le contexte de la COVID-19 : « Directors’ Duty under UK Law to Promote the Success of the Company during the COVID-19 Pandemic » (Oxford Business Law Blog).

Extrait :

A nuance to director’s duties in the United Kingdom is the expansive statutory delineation of s 172, which endows numerous considerations for directors when acting to promote the success of the company for the benefit of members. Given the unique circumstances of the present-day commercial sphere and the more humanitarian demands being put to businesses, having a statutory foundation upon which to base non-traditional business strategies may assist effective decision-making and financial reporting.

The initial three considerations enshrined within s 172 are (a) the likely long term consequences of any decision, (b) the interests of employees and (c) the need to foster business relationships with suppliers, customers and others. These factors are of particular relevance for firms who sought justification for voluntary shutdown of businesses prior to the wider governmental shutdown.

(…)

Where production changes become quasi-humanitarian in tone and companies internalise cost in the interim, directors may seek justification through s 172(1)(d) and (e), these being the impact on the community and the desirability of maintaining high business standards respectively.  Accordingly, directors can seek to frame these quasi-humanitarian efforts in long-term reputational terms, thereby engendering prospective communitarian goodwill.

Furthermore, as political pressure mounts, boards may evaluate reputational factors not simply in terms of market reputation, but also in terms of Governmental co-operation. This is particularly so where companies face increased intervention by public authorities through the Civil Contingencies Act. Comparatively, in a recent memorandum the Trump administration has attempted to exert control over the distribution of ventilators by the multinational conglomerate 3M. Cautious of such intervention occurring within their own enterprises, companies may shift business operations to such an extent to signal their compliance and co-operation with public authorities, thereby disincentivising the wholesale overrule of board discretion. 

Within jurisdictions with vaguer duties to act bona fide in the best interests of the company (Delaware, Australia, Ireland), directors may still engage in such quasi-humanitarian efforts. Nevertheless, utilising s 172 to steer directorial judgment may assist effective decision-making, and furthermore guide financial reporting, which mandates s 172 director’s statements.  Given that the tenor of 2020 reports will be likely dominated by COVID-19, UK directors will benefit from the homogenising structure of s 172 when making such disclosures in the coming months.

À la prochaine…

M. Christophe Roux-Duffort propose un billet relayé par le CAS de l’Université Laval sur les « Quatre scénarios pour l’après-COVID-19: les administrateurs à la manœuvre ». Attention : CA, vous avez intérêt à connaître votre direction et à la questionner sur son envie et sa capacité de changer.

Extrait :

1. Le scénario de la crise-plafond

Le scénario de la crise-plafond illustre bien celui dans lequel la direction se heurte au plafond de verre de la crise sans en apercevoir les sources de renouvellement, et sans envisager de changer quoi que ce soit à ce qui jusqu’avant la crise fonctionnait très bien. Dans ce scénario, la crise confirme l’ordre des choses et il s’agit d’en sortir en rattrapant rapidement le temps perdu pour revenir au statu quo. Ne mésestimez pas cette possibilité. Plus les changements requis par la crise sont importants, plus l’inertie individuelle risque d’être prégnante. C’est le scénario de l’ignorance.

2. Le scénario de la crise-prétexte

Le scénario de la crise-prétexte correspond à celui dans lequel les membres de la direction perçoivent de réels changements à entreprendre en faveur de la transformation de l’organisation sans incarner eux-mêmes les changements nécessaires à ces transformations. Ils se retrouvent en situation de revendiquer le changement de la part de ceux qui pourraient le faire advenir comme le gouvernement, ou même les administrateurs, sans avoir à s’engager eux-mêmes dans une quelconque remise en question. C’est le scénario de l’hypocrisie.

3. Le scénario de la crise-miroir

À la faveur du confinement et des conditions d’introspection qu’il offre, les dirigeants utilisent ce scénario de crise comme un miroir pour identifier leurs limites et les moyens de les dépasser. Ce faisant, ils font des événements un moteur de remise en question et de transformation personnelle. Dans ce scénario cependant, ce renouveau se cantonne à une démarche individuelle qui ne bénéficie pas au reste de l’organisation, parfois par crainte des bouleversements que cela pourrait occasionner. Le changement reste bloqué en quelque sorte à l’échelle de la personne. C’est le scénario du renoncement.

4. Le scénario de la crise-vérité

Ce scénario est identique à celui de la crise-miroir à la différence près que dans ce cas-ci, les dirigeants incarnent en pratique les changements dont ils sont porteurs au sein même de leurs organisations. Ils personnifient le changement qu’ils aimeraient voir se développer. C’est le scénario de la sagesse.

Même si le quatrième scénario apparaît idéal, chacun d’eux contient ses avantages et ses inconvénients et implique de la part des administrateurs un certain doigté pour les accompagner ingénieusement. D’autant qu’à l’intérieur d’un même comité de direction, les personnes pourraient se répartir dans des cas de figure différents les uns des autres.

À la prochaine…